Come registrare una riunione Teams: guida completa

Per registrare una riunione Teams, entra nella riunione, apri Altre azioni (…), scegli Registra e trascrivi → Avvia registrazione e interrompi dal medesimo menu. Tutti i partecipanti ricevono una notifica. Il pulsante può mancare se la policy IT o la licenza non consentono la registrazione.

In breve: Teams registra audio, video e condivisione schermo; le riunioni di canale finiscono in SharePoint, quelle private in OneDrive; per una sala fisica serve un registratore ambientale.

Come si registra una riunione Teams?

1. Entra nella riunione dal calendario o dal link.
2. Clicca su Altre azioni (…).
3. Seleziona Registra e trascrivi → Avvia registrazione.
4. Attendi la notifica e l’indicatore di registrazione.
5. Quando hai finito, torna su Altre azioni → Interrompi registrazione.

Se ti serve il testo, avvia anche la trascrizione quando la funzione è disponibile nel tuo tenant. Prepara prima slide e schermo: anche i minuti iniziali vengono registrati.

Confronto dei metodi

Dove si salvano le registrazioni?

Il link compare anche nella chat della riunione. Puoi riprodurre, condividere o scaricare il file se le policy dell’organizzazione lo permettono.

Per quanto tempo restano salvate?

Per i piani personali la fonte consultata indica una conservazione predefinita di circa 30 giorni. Nei piani business la cancellazione automatica dipende dai criteri configurati dall’amministratore. Scarica o sposta le registrazioni importanti e verifica sempre il criterio del tuo tenant.

Posso registrare se non sono l’organizzatore?

Solo se l’amministratore IT ha esteso il permesso ai partecipanti e la riunione lo consente. Se Avvia registrazione non compare o è disattivato, chiedi all’organizzatore o all’IT: non esiste un’impostazione personale che aggiri una policy aziendale.

Come si abilita la registrazione?

L’amministratore configura i criteri di registrazione nell’interfaccia di amministrazione di Teams. Può consentire la registrazione a tutti, solo agli organizzatori o disabilitarla. La disponibilità varia per organizzazione, licenza e aggiornamenti del servizio.

Come registrare Teams da telefono?

Nell’app mobile tocca Altri (…) → Avvia registrazione, se la funzione è abilitata. In alternativa puoi usare la registrazione schermo del sistema:

• iPhone: aggiungi Registrazione schermo al Centro di Controllo e attiva il microfono.
• Android: apri il pannello rapido, scegli Registratore schermo e abilita l’audio.

La registrazione schermo non crea automaticamente la trascrizione Teams; serve un passaggio successivo.

Cosa fare se la registrazione è disattivata?

Chiedi all’organizzatore di registrare, usa una registrazione schermo locale se consentita oppure impiega un registratore audio dedicato. Quest’ultima opzione è utile nelle riunioni ibride: Teams sente bene chi è online, ma può perdere chi parla nella sala.

Una copia della riunione anche quando Teams non basta. Kuno cattura e trascrive l’audio sul dispositivo, con hosting in UE, senza addestrare l’IA sulle tue registrazioni e senza bot. L’indicatore visibile rende chiaro quando sta registrando.

[Richiedi l’accesso anticipato →]

È legale registrare una riunione di lavoro in Italia?

In Italia chi partecipa alla conversazione può, in linea generale, registrarla anche senza consenso preventivo degli altri partecipanti. La registrazione fatta da un interlocutore è stata distinta dall’intercettazione e può avere valore documentale, soprattutto per tutelare un proprio diritto. Registrare una conversazione alla quale non partecipi o diffonderla a terzi è un caso diverso e richiede cautela sotto il profilo penale e privacy.

Informare comunque i presenti è buona pratica. Esempio: “Vi informo che registro questa riunione per il verbale interno. La registrazione resta a uso del team e non sarà diffusa a terzi. Chi non desidera essere registrato lo segnali ora.” Questa è informazione generale, non consulenza legale.

Teams avvisa quando si registra?

Sì: la funzione integrata mostra una notifica e un indicatore ai partecipanti. Microsoft sta inoltre introducendo criteri di consenso esplicito gestiti dall’amministratore, con disponibilità graduale nel 2026 e differenze tra tenant e piattaforme. Verifica le impostazioni effettive prima di fare affidamento su una funzione nuova.

Errori comuni e soluzioni

• Pulsante assente: chiedi all’organizzatore o all’amministratore IT.
• File introvabile: controlla la chat, SharePoint e l’OneDrive di chi ha registrato.
• Audio della sala basso: posiziona un registratore al centro del tavolo.
• Video muto da telefono: attiva il microfono prima della cattura schermo.
• Registrazione persa dopo 30 giorni: scarica il file e verifica la policy di conservazione.
• Confondere registrazione e diffusione: condividere con terzi richiede una valutazione privacy separata.

FAQ

Come registro una riunione Teams? Altre azioni → Registra e trascrivi → Avvia registrazione, se autorizzato.

Dove si trova il file? SharePoint per le riunioni di canale; OneDrive di chi registra per riunioni private e chiamate.

Posso registrare senza essere organizzatore? Solo con i permessi concessi dall’organizzazione.

È possibile registrare Teams gratis? La funzione è inclusa nelle licenze Microsoft 365 compatibili; i limiti dipendono da licenza, spazio e policy.

Teams permette di registrare di nascosto? La funzione integrata notifica i partecipanti. Per la legalità di strumenti esterni, valuta il contesto italiano e la privacy.