État des lieux de sortie 2026 : la méthode à la voix pour des retenues incontestables

Fin de bail. Le locataire vous rend les clés, l’appartement est vidé, et c’est maintenant que tout se joue. Vous entrez dans le séjour, l’état des lieux d’entrée à portée de main, et vous parlez à voix haute : « Séjour : parquet, la rayure de vingt centimètres notée à l’entrée est toujours là, rien de neuf ; en revanche, trace de brûlure de cigarette devant la baie vitrée, absente à l’entrée. Murs : deux trous de chevilles non rebouchés au-dessus du canapé. » Vous passez à la cuisine, à la chambre, vous relevez les compteurs. Quand vous ressortez, l’état des lieux de sortie est rédigé, déjà comparé pièce par pièce à celui d’entrée, écarts mis en évidence. Vous n’avez pas passé votre soirée à confronter deux documents ligne à ligne pour décider quoi retenir sur le dépôt de garantie.

C’est exactement là que se gagnent — ou se perdent — les litiges de fin de bail. Et voici ce que beaucoup de gestionnaires découvrent trop tard : la rigueur de votre sortie dépend entièrement de la rigueur de votre entrée. Sans description d’entrée précise, vous ne pouvez rien retenir — le doute profite au locataire, et la plus belle inspection de sortie ne rattrape pas un « séjour RAS » noté dix-huit mois plus tôt. L’état des lieux de sortie ne se rédige pas dans le vide : il se lit en regard de l’entrée, écart par écart. C’est ce qui en fait la pièce qui détermine, en argent réel, qui paie quoi. Voici comment le mener à la voix, trancher entre vétusté et dégradation, et justifier chaque retenue sur le dépôt de garantie.

En bref

L’état des lieux de sortie n’a de valeur que comparé à celui d’entrée : c’est l’écart entre les deux qui fonde toute retenue sur le dépôt de garantie.

Seule la dégradation imputable au locataire se retient ; la vétusté (usure normale liée au temps) reste à la charge du bailleur (décret n° 87-712 et loi du 6 juillet 1989).

Le bailleur dispose d’un mois pour restituer le dépôt de garantie si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois s’il y a des retenues à justifier.

Réalisé à la voix, le document de sortie se construit pendant la visite : vous dictez chaque écart par rapport à l’entrée, l’IA transcrit en local et structure la comparaison.

Avec un appareil à traitement local et conforme RGPD, l’audio ne quitte pas l’appareil — décisif quand on enregistre face à un locataire dans un logement.

Pour la vue d’ensemble de l’état des lieux d’entrée comme de sortie et la méthode vocale générale, ce guide approfondit un cas précis : le pilier reste notre guide de l’état des lieux à la voix.

La douleur du métier : l’état des lieux de sortie, ce moment où tout peut déraper

Demandez à un gestionnaire locatif quel document lui cause le plus de litiges. La réponse est presque toujours la même : l’état des lieux de sortie. Parce que c’est le seul qui se solde par une somme d’argent contestée — la part du dépôt de garantie que vous retenez, ou que vous rendez.

Le piège est connu. À l’entrée, on a parfois bâclé la description — « séjour RAS », « bon état » — faute de temps. Dix-huit mois plus tard, à la sortie, il faut décider si cette tache au sol était déjà là ou non. Sans description d’entrée précise, vous ne pouvez rien retenir : le doute profite au locataire. La rigueur de la sortie dépend entièrement de la rigueur de l’entrée.

Puis vient la confrontation. Sur place, vous jonglez : tenir l’état des lieux d’entrée d’une main, inspecter de l’autre, repérer ce qui a changé, distinguer l’usure normale d’une vraie dégradation, et noter tout cela pendant que le locataire, derrière vous, conteste déjà chaque observation. Mains prises, attention fragmentée, tension qui monte : c’est précisément le moment où l’on oublie un défaut — celui-là même qui réapparaît en réclamation.

Enfin, le travail de bureau. Le soir, il faut reprendre les deux documents, les mettre en regard, lister les écarts, appliquer une grille de vétusté, calculer les retenues et rédiger un courrier de restitution motivé. Sur un portefeuille en rotation, c’est un travail répétitif et chronophage — et chaque approximation est un litige potentiel devant la commission de conciliation ou le juge.

L’état des lieux de sortie cumule donc trois difficultés : il dépend d’un document passé, il se fait sous tension, et il déclenche un calcul financier. C’est exactement ce trio que la voix vient désamorcer.

La méthode : structurer un état des lieux de sortie qui tient

Un état des lieux de sortie reprend les mêmes rubriques que celui d’entrée — type, date, parties, compteurs, clés, description par pièce, signatures —, mais sa logique est différente : tout se lit par comparaison. Voici la trame qui rend vos retenues incontestables.

1. Partez toujours de l’état des lieux d’entrée

Ayez le document d’entrée sous les yeux, pièce par pièce. Pour chaque élément, vous ne décrivez pas dans le vide : vous confirmez (état identique à l’entrée), ou vous signalez un écart. Cette discipline du « par rapport à l’entrée » est ce qui transforme une observation subjective en preuve opposable.

2. Pour chaque écart, qualifiez la nature du défaut

C’est le cœur du métier. Trois catégories, et trois seulement, structurent toute la comparaison :

Catégorie	Définition	Qui paie ?
Identique à l’entrée	L’élément est dans le même état qu’au départ	Personne — rien à retenir
Vétusté	Usure normale liée à l’usage et au temps (peinture défraîchie, moquette tassée)	Le bailleur
Dégradation	Détérioration anormale imputable au locataire (trou, brûlure, casse, manque)	Le locataire

La frontière entre vétusté et dégradation est la question qui décide de tout. Une moquette posée il y a dix ans qui montre une usure diffuse : vétusté. La même moquette trouée par une cigarette : dégradation. Une peinture jaunie par le temps : vétusté. Un mur percé de chevilles non rebouchées : dégradation. La règle directrice : l’usure liée au simple passage du temps et à un usage normal n’est jamais imputable au locataire.

3. Appliquez une grille de vétusté pour chiffrer

Même une dégradation avérée ne se facture pas à neuf si l’élément avait déjà vécu. C’est l’objet de la grille de vétusté : on applique un abattement selon l’âge et la durée de vie théorique de l’élément. Une grille de vétusté peut être annexée au bail (elle s’impose alors aux deux parties) ; à défaut, on raisonne par bon sens et durée de vie usuelle.

L’idée : si une moquette a une durée de vie de dix ans, qu’elle en a sept, et que le locataire la détériore, on ne lui réclame que la valeur résiduelle — environ trois dixièmes du prix de remplacement, jamais le neuf. Retenir le prix du neuf pour un élément usagé est l’erreur classique qui fait perdre en conciliation.

4. Balayez chaque pièce dans le même ordre qu’à l’entrée

Reprenez la trame qui rend tout comparable : sols, murs, plafond, menuiseries (portes et fenêtres), équipements (radiateurs, volets, prises, robinetterie, appareils en cuisine et salle de bains). Suivre exactement l’ordre de l’entrée garantit qu’aucun élément n’est oublié et que la comparaison se fait point par point.

5. Relevez les compteurs et tracez les clés

Index eau, électricité, gaz au moment de la sortie : ils clôturent les consommations du locataire sortant. Notez aussi le nombre de clés, badges et télécommandes restitués — une clé manquante est une retenue légitime (remplacement de barillet).

6. Datez, motivez, faites signer

Le document de sortie est contradictoire : il se signe par les deux parties. Pour chaque retenue envisagée, la mention doit être explicite et descriptive (« brûlure de cigarette 3 cm sur parquet séjour, absente à l’entrée »), pas vague. C’est cette précision qui tiendra si le dossier part en conciliation.

Cadre légal : délais de restitution et justification des retenues

Quelques repères de droit français encadrent strictement la suite de l’état des lieux de sortie.

Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée. Ce délai passe à deux mois lorsque des retenues sont opérées : le bailleur doit alors justifier chaque somme retenue par des pièces (devis, factures, et bien sûr l’état des lieux de sortie comparé). À défaut de restitution dans les délais, le dépôt est majoré d’une pénalité égale à 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé (art. 22 de la loi du 6 juillet 1989). Le cadre est posé par cette même loi du 6 juillet 1989 ; la distinction vétusté/réparations locatives s’appuie sur le décret n° 87-712 du 26 août 1987.

Côté enregistrement : dicter l’état des lieux de sortie à la voix, c’est enregistrer du son en présence du locataire. La transparence n’est pas optionnelle. Annoncez en début de visite que vous dictez l’état des lieux pour le rédiger — enregistrer les propos d’une personne à son insu dans un cadre privé relève de l’article 226-1 du Code pénal. Pour le détail, reportez-vous au pilier juridique : enregistrer une conversation sans consentement.

Ce que l’IA change pour la fin de bail

Pendant des années, l’outillage numérique du gestionnaire s’est arrêté à la porte du logement : applications de saisie, formulaires à cocher sur tablette. Utile, mais cela ne supprime pas le travail le plus lourd de la sortie — la comparaison avec l’entrée et le chiffrage des retenues. L’IA vocale, elle, s’attaque précisément à ce qui rend l’état des lieux de sortie pénible.

Le gain de qualité est décisif, parce que c’est ici que se jouent les litiges. En dictant chaque écart au moment où vous l’observez, document d’entrée en main, rien ne se perd : ni le trou dans le mur, ni la mention « déjà présent à l’entrée » qui protège le locataire autant que vous. Un état des lieux complet et descriptif, c’est ce qui fait tenir une retenue devant la commission de conciliation. La voix capte le détail à l’instant, sans arrêter l’inspection pour écrire.

Le gain de temps suit. La phase de bureau — confronter deux documents ligne à ligne, recopier les écarts, rédiger la motivation — fond presque entièrement : vous repartez de la visite avec un document de sortie déjà structuré et comparé à l’entrée. Sur un portefeuille en rotation, ce sont plusieurs heures récupérées chaque mois.

Et il y a la présence, qui change tout dans le moment tendu de la sortie. Quand vous n’avez plus la tête baissée sur une tablette, vous regardez le locataire qui conteste, vous menez la visite au lieu de la subir, vous désamorcez les désaccords à chaud. Vous inspectez vraiment le logement, donc vous voyez plus de défauts.

Cette logique dépasse la sortie. La même mécanique — parler, et repartir avec le document — s’applique au compte rendu de visite immobilière et au rapport de visite en gestion locative. C’est, au fond, le principe du preneur de notes IA porté sur le terrain : tout le travail de terrain change de nature, jusqu’au compte rendu de réunion classique.

Pourquoi un appareil dédié, et non un logiciel de visio

Un état des lieux de sortie ne se fait pas devant un écran. Il se fait en marchant dans un logement vide, les mains parfois prises, l’état des lieux d’entrée dans l’autre, hors de toute visioconférence. C’est le terrain exact où un assistant de réunion en ligne ne peut pas vous suivre. Il faut un appareil pensé pour le présentiel.

C’est l’approche de Kuno, un enregistreur vocal et assistant IA conçu et fabriqué en Allemagne. Il capte votre voix pendant la visite, transcrit directement sur l’appareil, puis génère un document structuré et une liste d’actions — sans jamais envoyer votre audio dans le cloud. Le traitement reste sur l’appareil, l’hébergement dans l’UE, conforme au RGPD par conception.

Pour un gestionnaire locatif confronté aux sorties de bail, plusieurs points comptent :

La comparaison entrée/sortie, dictée mains libres. Le vrai gain est là : vous lisez chaque écart par rapport à l’entrée pendant la visite, document d’entrée dans une main, sans tablette à manipuler. Vous repartez avec un document de sortie déjà mis en regard de l’entrée — la partie qui vous coûtait votre soirée.
Confidentialité dans un logement habité. Ce que vous dictez face à un locataire ne part pas sur des serveurs tiers : décisif dans un cadre privé, où l’on enregistre du son en présence d’un occupant.
Achat unique, sans abonnement. Environ 109 €, une fois. Pas de licence mensuelle par utilisateur qui s’accumule sur un portefeuille en rotation.
Indicateur de consentement visible. L’enregistrement est signalé clairement — utile face à un locataire qui conteste.

Pour comparer les appareils, notre guide d’achat d’un enregistreur fait le tour de la question, et notre comparatif Kuno vs Plaud Note détaille ce qui distingue un appareil souverain d’un service cloud. Si vous hésitez encore avec votre téléphone, voyez aussi pourquoi un enregistreur vocal vaut mieux qu’une application iPhone sur le terrain.

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Kuno ne remplace pas votre jugement : c’est vous qui qualifiez la vétusté, décidez des retenues et signez. L’outil supprime le travail mécanique — la comparaison ligne à ligne, la remise au propre — pour vous rendre votre temps au moment qui compte.

FAQ

Que peut-on retenir sur le dépôt de garantie à la sortie ? Uniquement les dégradations imputables au locataire : détériorations anormales par rapport à l’état des lieux d’entrée (trous, brûlures, casse, éléments manquants, ménage non fait). L’usure normale liée au temps — la vétusté — reste à la charge du bailleur. Chaque retenue doit être justifiée par l’état des lieux de sortie comparé et, le cas échéant, un devis ou une facture.

Quelle est la différence entre vétusté et dégradation ? La vétusté est l’usure naturelle d’un élément avec le temps : peinture défraîchie, moquette tassée, joint qui vieillit. Elle n’est jamais imputable au locataire. La dégradation est une détérioration anormale causée par le locataire : un trou, une brûlure, un élément cassé. Seule la dégradation se retient — et encore, après application d’un abattement de vétusté selon l’âge de l’élément.

Dans quel délai le dépôt de garantie doit-il être restitué ? Un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois si des retenues sont opérées (le bailleur doit alors les justifier). Passé ce délai, le dépôt est majoré d’une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé (art. 22 de la loi du 6 juillet 1989).

Comment chiffrer une retenue sans surévaluer ? Appliquez une grille de vétusté : on ne facture pas à neuf un élément qui avait déjà vécu. On retient la valeur résiduelle, calculée selon l’âge de l’élément et sa durée de vie théorique. Si une grille est annexée au bail, elle s’impose aux deux parties. Réclamer le prix du neuf pour remplacer de l’usagé est la principale cause d’échec en conciliation.

Un état des lieux de sortie dicté à la voix est-il valable ? Oui. Ce qui fait la valeur du document, c’est son contenu, son caractère contradictoire et les signatures des parties — pas la façon dont il a été saisi. Vous dictez la comparaison pièce par pièce, l’outil génère un document écrit et structuré, que vous relisez et faites signer. Pour la méthode complète, voyez le guide de l’état des lieux à la voix.

Faut-il prévenir le locataire qu’on enregistre la visite de sortie ? Oui, par transparence et par obligation. Annoncez en début de visite que vous dictez l’état des lieux à voix haute pour le rédiger. Enregistrer les propos d’un occupant à son insu dans un cadre privé est interdit par l’article 226-1 du Code pénal. Le détail est traité dans notre guide sur enregistrer une conversation sans consentement.