État des lieux à la voix : l'IA qui rédige pendant que vous visitez (2026)

Vous entrez dans le séjour, vous parlez à voix haute : « Sol parquet flottant, deux rayures près de la baie vitrée, peinture murs nickel sauf une trace au-dessus du radiateur, volet roulant fonctionnel. » Vous passez à la cuisine, à la salle de bains, vous relevez les compteurs au passage. Quand vous ressortez de l’appartement, l’état des lieux est déjà rédigé, pièce par pièce, prêt à relire et à faire signer. Vous n’avez pas écrit une ligne sur place ni passé votre soirée à remettre vos notes au propre.

C’est ce que change un enregistreur vocal IA pour un agent immobilier ou un gestionnaire locatif : l’état des lieux se construit pendant la visite, à la voix, au lieu de se rédiger le soir au bureau. Et c’est précisément là que se joue l’enjeu propre à ce document : le détail que vous ne notez pas aujourd’hui — la rayure devant la fenêtre, le joint à reprendre — est exactement celui qui ressurgit dix-huit mois plus tard, le jour où le dépôt de garantie est en jeu. Un état des lieux d’entrée bâclé ne se paie pas tout de suite ; il se paie en litige de sortie, quand il est trop tard pour y revenir. Voici comment réaliser un état des lieux d’entrée ou de sortie à l’oral, ce que la loi ALUR impose dans le document, et pourquoi le présentiel change tout dans ce métier.

En bref

• L’état des lieux (entrée et sortie) est un document contradictoire qui décrit pièce par pièce l’état du logement ; il sert de référence pour la restitution du dépôt de garantie.
• Son contenu est encadré par la loi ALUR (loi du 24 mars 2014) et le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : adresse, date, relevés de compteurs, description par pièce, clés, signatures.
• Réalisé à la voix, il se rédige pendant la visite : vous décrivez chaque pièce à voix haute, l’IA transcrit en local et génère le document structuré.
• Vous restez présent et attentif au logement au lieu d’avoir le nez sur une tablette, et vous repartez avec le document quasiment terminé.
• Avec un appareil on-device et conforme RGPD, l’audio ne part jamais dans le cloud — important quand on enregistre chez un locataire ou un propriétaire.

Le métier aujourd’hui : l’état des lieux, ce travail qui déborde sur le soir

Demandez à un gestionnaire locatif combien de temps lui coûte vraiment un état des lieux. La visite elle-même dure trente à soixante minutes. Mais le travail ne s’arrête pas à la porte du logement.

Sur place, vous jonglez entre trop de choses à la fois : observer le revêtement de sol, vérifier l’état des murs, tester les volets et la robinetterie, relever les compteurs, répondre aux questions du locataire, prendre des photos, et noter tout cela sur une grille papier ou une application sur tablette. Vos mains sont occupées, votre attention est fragmentée. Résultat : on griffonne « RAS séjour » alors qu’on aurait dû détailler, et on s’en mord les doigts à la sortie, dix-huit mois plus tard, quand le dépôt de garantie est en jeu.

Puis vient le deuxième temps, le pire : la remise au propre. Le soir, ou entre deux rendez-vous, il faut reprendre les notes manuscrites — parfois illisibles, parfois incomplètes — et les recopier dans un document propre, formaté, exploitable. Sur un portefeuille de plusieurs dizaines de lots, avec les rotations de fin de bail, cette paperasse représente des heures chaque semaine. Des heures pendant lesquelles vous ne visitez pas, vous ne prospectez pas, vous ne suivez pas vos dossiers.

Et il y a le risque silencieux : l’idée perdue. Ce détail que vous avez remarqué dans la chambre — « le joint de la fenêtre est à reprendre » — mais que vous n’avez pas eu le temps de noter parce que le locataire vous parlait en même temps. Ce détail-là disparaît. Et c’est exactement celui qui réapparaît en litige.

L’état des lieux est pourtant l’un des documents les plus sensibles de la gestion locative. C’est lui qui tranche, à la sortie, qui paie quoi. Le bâcler coûte cher ; le faire bien coûte du temps. C’est précisément ce dilemme que la voix vient résoudre.

Ce que doit contenir un état des lieux conforme (loi ALUR et décret de 2016)

Avant de parler d’outil, il faut connaître la structure. Un état des lieux n’est pas un texte libre : son contenu minimal est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris en application de la loi ALUR. Un document complet et précis est votre meilleure protection en cas de litige.

Voici les rubriques obligatoires, qui valent pour l’entrée comme pour la sortie :

Rubrique	Ce qu’on y met	Pourquoi c’est important
Type d’état des lieux	Entrée ou sortie	Détermine la comparaison de référence
Date et lieu	Date d’établissement, adresse complète du logement	Situer et dater le document
Parties	Bailleur (ou mandataire) et locataire(s), coordonnées	Identifier qui s’engage
Relevés de compteurs	Index eau, électricité, gaz	Répartir les consommations
Clés et accès	Nombre et type de clés, badges, télécommandes remis	Tracer ce qui est confié
Description par pièce	État des sols, murs, plafonds, équipements, pièce par pièce	Le cœur du document
Observations et réserves	Désordres, défauts, points à surveiller	Éviter les contestations
Signatures	Des deux parties, à chaque exemplaire	Donner sa valeur contradictoire au document

Le cœur du document, c’est la description pièce par pièce. Pour chaque pièce, on décrit l’état de chaque élément, et c’est là que la précision paie. Évitez les mentions vagues comme « bon état » ou « usagé ». Préférez une échelle claire et constante :

• Neuf / très bon état : aucun défaut visible.
• Bon état : usure normale, rien à signaler de particulier.
• État d’usage / moyen : usure marquée mais usage normal (petites traces, légères rayures).
• Mauvais état : dégradation nette à décrire précisément (tache, trou, élément cassé ou manquant).

Pour chaque pièce, balayez toujours les mêmes éléments dans le même ordre : sols, murs, plafond, menuiseries (portes et fenêtres), équipements (radiateurs, volets, prises, interrupteurs, et pour la cuisine et la salle de bains, la robinetterie et les appareils). Cette régularité est ce qui rend un état des lieux lisible et comparable d’un bout à l’autre. Et c’est justement une trame que la voix suit naturellement : il suffit de parcourir la pièce en commentant chaque point.

Un dernier rappel utile : à la sortie, l’état des lieux n’a de sens que comparé à celui d’entrée. C’est l’écart entre les deux qui détermine ce qui relève de la vétusté (à la charge du bailleur) et ce qui relève de la dégradation imputable au locataire. D’où l’intérêt d’un document d’entrée détaillé : il fixe le point de départ. (Nous consacrerons bientôt un guide dédié à l’état des lieux de sortie et au calcul de la vétusté.)

Cadre RGPD : enregistrer la visite chez un occupant

Réaliser un état des lieux à la voix, c’est enregistrer du son dans un logement, souvent en présence du locataire ou du propriétaire. Quelques repères de bon sens et de droit français s’imposent.

D’abord, la transparence. Vous n’enregistrez pas une conversation à l’insu de votre interlocuteur : enregistrer les propos d’une personne sans son consentement dans un cadre privé tombe sous le coup de l’article 226-1 du Code pénal. La bonne pratique est simple et professionnelle : annoncez en début de visite que vous utilisez un dictaphone pour rédiger l’état des lieux, et qu’il s’agit de votre voix dictant la description du logement. Personne ne s’oppose à une démarche annoncée et explicable.

Ensuite, le RGPD. Dès qu’un enregistrement permet d’identifier des personnes, vous traitez des données personnelles : vous devez en limiter la collecte au nécessaire, en sécuriser le stockage et ne pas les conserver indéfiniment. C’est là que le choix de l’outil compte. Un dictaphone qui transcrit en local, sans envoyer l’audio dans un cloud tiers, réduit drastiquement la surface d’exposition : ce que vous dictez ne quitte pas l’appareil. Un indicateur de consentement visible (une LED, un signal clair que l’enregistrement est en cours) renforce la transparence vis-à-vis de l’occupant.

Pour le détail du cadre légal — quand le consentement est requis, ce que dit la jurisprudence, comment se protéger — reportez-vous à notre guide de référence : enregistrer une conversation sans consentement. C’est le pilier juridique qui couvre toutes ces situations.

Réaliser un état des lieux à la voix, étape par étape

Voici concrètement comment se déroule un état des lieux dicté, du seuil de la porte au document signé.

1. Avant d’entrer, annoncez la méthode. « Je vais réaliser l’état des lieux en le dictant à voix haute, pièce par pièce, ça nous fera gagner du temps à tous les deux. » Vous activez l’enregistreur, l’indicateur de consentement est visible.

2. Posez l’en-tête à l’oral. Type d’état des lieux (entrée/sortie), adresse, date, noms des parties. « État des lieux d’entrée, 14 rue des Lilas, appartement B12, ce 10 juin 2026, en présence de M. et Mme Martin, locataires. »

3. Relevez les compteurs dès le départ. « Compteur électrique : index 24 318. Compteur d’eau froide : 1 042 mètres cubes. » Dictés sur place, ils ne risquent plus d’être oubliés.

4. Parcourez chaque pièce dans le même ordre. Pour chaque pièce, suivez la trame sols → murs → plafond → menuiseries → équipements. « Chambre 1 : parquet bon état, une rayure de vingt centimètres devant la fenêtre ; murs bon état ; plafond RAS ; fenêtre double vitrage fonctionnelle, joint à reprendre côté gauche ; radiateur et volet roulant fonctionnels. »

5. Notez les réserves au fil de l’eau. Dès que vous repérez un défaut, vous le dites. Pas besoin de vous arrêter pour écrire : la voix capte le détail au moment où vous l’observez, sans casser le rythme de la visite.

6. Clôturez par les clés et accès. « Remis : trois clés de porte d’entrée, une clé de boîte aux lettres, une télécommande de portail. »

7. À la sortie, relisez le document généré. La transcription a produit un état des lieux structuré par pièce. Vous le relisez, vous corrigez une formulation si besoin, vous ajoutez vos photos, et vous le faites signer. Le gros du travail — la mise en forme — est déjà fait.

L’intérêt de cette méthode n’est pas seulement la vitesse. C’est que vous gardez les yeux sur le logement, pas sur un écran. Vous remarquez davantage de détails parce que votre attention n’est plus accaparée par la saisie. Le document final est plus riche, justement parce que vous avez été plus présent.

Ce que l’IA change pour la gestion locative

Pendant des années, la promesse des outils numériques en gestion locative s’est arrêtée à la porte du logement : applications de saisie sur tablette, formulaires à cocher, photos à classer. Utile, mais cela ne supprime pas le travail — cela le déplace sur vos doigts pendant que vous devriez observer. L’IA vocale franchit cette porte. Pour la première fois, la technologie travaille là où le métier se fait vraiment : sur le terrain, dans le logement, à côté du locataire.

Le gain de temps est concret. La phase de remise au propre — celle qui dévore vos soirées — disparaît presque entièrement. Vous repartez de chaque état des lieux avec un document déjà rédigé, pas avec une pile de notes à retranscrire. Sur un portefeuille en rotation, cela représente plusieurs heures récupérées chaque semaine. Des heures que vous rendez à la prospection, au suivi des dossiers, ou simplement à votre fin de journée.

Le gain de qualité est tout aussi réel. Rien ne se perd. Le détail repéré dans la chambre, la réserve sur le joint de fenêtre, l’index du compteur : tout ce que vous dictez est capté à l’instant où vous l’observez. Plus de « j’aurais dû noter ça ». Et un état des lieux d’entrée détaillé, c’est votre meilleure assurance contre un litige de sortie.

Et il y a la présence. On sous-estime ce que change le fait de ne plus avoir la tête baissée sur un écran. Vous regardez le locataire quand il vous parle, vous inspectez vraiment le logement, vous menez la visite au lieu de la subir. Vous entrez dans l’ère de l’IA non pas en vous éloignant du terrain, mais en y revenant pleinement.

Cette logique dépasse l’état des lieux. La même mécanique — parler, et repartir avec le document — s’applique au compte rendu de visite immobilière, au suivi des biens en mandat, aux échanges en clientèle. (Nous publierons prochainement un guide dédié au compte rendu de visite immobilière.) C’est tout le travail de terrain de l’agent immobilier qui change de nature.

Pourquoi un appareil dédié, et non un logiciel de visio

On pourrait croire qu’une application de réunion en ligne suffit. Mais un état des lieux ne se fait pas devant un écran : il se fait en marchant dans un logement, les mains parfois prises, hors de toute visioconférence. C’est précisément le terrain où un bot de visio ne peut pas vous suivre. Il faut un appareil pensé pour le présentiel.

C’est l’approche de Kuno, un enregistreur vocal et assistant IA conçu et fabriqué en Allemagne. Il capte votre voix pendant la visite, transcrit directement sur l’appareil, puis génère un document structuré et une liste d’actions — sans jamais envoyer votre audio dans le cloud. Tout est traité en local et hébergé dans l’UE, conforme au RGPD par conception.

Pour un agent immobilier ou un gestionnaire locatif, plusieurs points comptent particulièrement :

• Présentiel, mains libres. Vous dictez en inspectant le logement, sans tablette à manipuler ni écran à fixer. L’appareil va là où le métier se fait : dans le logement, à côté de l’occupant.
• Rien ne se perd entre l’entrée et la sortie. Chaque réserve dictée — la rayure, le joint, l’index du compteur — est captée à l’instant où vous l’observez et figée dans le document. C’est ce détail-là qui fait la différence quand un litige de sortie ressurgit des mois plus tard.
• Achat unique, sans abonnement. Environ 109 €, une fois. Pas de licence mensuelle par utilisateur qui s’accumule sur un portefeuille de lots.
• Souveraineté des données. Le traitement reste local, l’audio ne part pas sur des serveurs tiers — décisif quand on enregistre chez un particulier — et l’indicateur de consentement signale clairement l’enregistrement à l’occupant.

Si vous voulez comparer les appareils et comprendre ce qui distingue un bon enregistreur de terrain, notre guide d’achat d’un enregistreur fait le tour de la question. Et pour saisir la philosophie de l’outil — capter une conversation et en ressortir un document exploitable — notre hub sur le compte rendu pose les bases.

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Kuno ne remplace pas votre jugement de professionnel : vous restez maître de ce qui figure dans l’état des lieux final, vous vérifiez, vous signez. L’outil supprime le travail mécanique — la saisie, la remise au propre — pour vous rendre votre temps et votre attention, là où ils comptent : à fixer un état d’entrée assez détaillé pour tenir, dix-huit mois plus tard, le jour de la sortie.

FAQ

Peut-on réaliser un état des lieux uniquement à la voix ? La voix sert à rédiger le document, pas à le remplacer. Vous dictez la description pièce par pièce, l’outil génère un état des lieux écrit, structuré et complet, que vous relisez et faites signer par les deux parties. Le document final reste un écrit signé, contradictoire, conforme au décret de 2016 — exactement comme un état des lieux saisi à la main, mais réalisé bien plus vite.

Un état des lieux dicté est-il valable juridiquement ? Oui. Ce qui fait la valeur d’un état des lieux, c’est son contenu (les rubriques imposées par la loi ALUR), son caractère contradictoire et les signatures des parties — pas la façon dont il a été saisi. Que vous l’écriviez à la main, le tapiez sur une tablette ou le dictiez à un enregistreur, le document signé a la même valeur. La voix n’est qu’un moyen de production.

Faut-il prévenir le locataire qu’on enregistre ? Oui, c’est à la fois une exigence de transparence et une bonne pratique professionnelle. Annoncez en début de visite que vous dictez l’état des lieux à voix haute pour le rédiger. Enregistrer les propos d’un occupant à son insu dans un cadre privé est interdit par l’article 226-1 du Code pénal. Pour le détail du cadre légal, voyez notre guide sur enregistrer une conversation sans consentement.

Mes enregistrements partent-ils dans le cloud ? Cela dépend de l’outil. Beaucoup d’applications envoient l’audio sur des serveurs tiers pour le transcrire — ce qui pose problème quand on enregistre chez un particulier. Un appareil comme Kuno transcrit en local, sur l’appareil : l’audio ne quitte pas votre matériel, et le traitement est hébergé dans l’UE, conforme au RGPD.

Quelle différence entre l’état des lieux d’entrée et de sortie ? L’état des lieux d’entrée fixe l’état de référence du logement au début du bail. Celui de sortie, établi au départ du locataire, se compare au premier. C’est l’écart entre les deux qui détermine ce qui relève de la vétusté normale (à la charge du bailleur) et de la dégradation imputable au locataire, et donc la part du dépôt de garantie restituée. D’où l’importance d’un état des lieux d’entrée très détaillé.

Combien de temps faut-il conserver un état des lieux ? Conservez-le au moins toute la durée du bail et jusqu’à la restitution complète du dépôt de garantie, idéalement plusieurs années au-delà en cas de litige tardif. Côté données personnelles, ne gardez les enregistrements vocaux que le temps utile à la production du document : le RGPD impose de limiter la durée de conservation au strict nécessaire.