Procès-verbal d'AG de copropriété : le guide 2026 pour le rédiger pendant la séance, pas après

La salle se vide, le syndic range ses dossiers, et vous, secrétaire de séance, vous tenez la feuille de présence et trois pages de notes serrées. L’AG annuelle de la résidence vient de durer deux heures et demie : ravalement, budget prévisionnel, désignation du syndic, travaux de la toiture-terrasse. Pendant la séance, vous avez tout dit à voix haute, résolution après résolution : « Question n° 6, vote des travaux de ravalement à la majorité de l’article 25 : 612 millièmes pour, 188 contre, M. Berthier et Mme Léon votant contre et demandant que leur opposition soit portée au procès-verbal, 0 abstention. Adoptée. » Imaginez que ces mots, prononcés au fil du vote, deviennent directement le procès-verbal d’assemblée générale de copropriété, structuré, daté, prêt à signer à la clôture et prêt à notifier. C’est exactement ce que l’IA vocale en présentiel change pour qui tient la plume d’une AG de copro.

Le procès-verbal d’AG de copropriété n’est pas un compte rendu informel : c’est un acte régi par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Il consigne, résolution par résolution, le résultat nominatif de chaque vote — le nom des copropriétaires opposants et des défaillants —, et c’est lui qui fait courir le délai de contestation de deux mois. Une majorité mal qualifiée, un opposant non nommé, une notification tardive : et c’est une décision qui devient attaquable, parfois la tenue d’une seconde AG. La méthode classique vous coûte une soirée de reconstitution stressante ; la méthode 2026 consiste à dicter le PV pendant la séance et à le relire en quelques minutes.

💡 En bref : Le procès-verbal d’AG de copropriété constate la convocation et l’ordre du jour, s’appuie sur la feuille de présence (présents, représentés par pouvoir), puis consigne chaque résolution avec sa majorité — article 24 (majorité simple des présents et représentés), article 25 (majorité absolue de tous les copropriétaires), passerelle de l’article 25-1, article 26 (double majorité) — et le décompte nominatif des voix (pour, contre, abstention), en nommant opposants et défaillants. Il doit être notifié dans le mois qui suit l’AG ; les opposants et défaillants disposent alors de deux mois pour contester. Rédigé à la main, il mobilise souvent une soirée ; dicté à la voix pendant la séance avec un enregistreur IA en présentiel, il est prêt à relire en sortant de la salle. Pour le cadre commun à toutes les instances, voyez le pilier procès-verbal d’assemblée générale.

Le PV d’AG de copropriété, ce document que personne ne veut rédiger

Demandez à n’importe quel syndic bénévole, ou à un copropriétaire désigné secrétaire de séance, où part son énergie le soir de l’AG : dans le procès-verbal. L’assemblée a duré deux heures, mais le PV qui en découle en réclame souvent autant. Vous avez suivi une dizaine de questions à l’ordre du jour, géré les pouvoirs, recompté des millièmes, noté qui s’opposait — et il faut maintenant tout reconstituer, avec la rigueur d’un acte qui engage la copropriété entière.

Le problème n’est pas seulement le temps. C’est la déperdition, et en copropriété elle est juridiquement coûteuse. Entre le vote de la question n° 6 et la rédaction du PV le lendemain, des détails se perdent : le décompte exact en millièmes, le nom précis du copropriétaire qui a voté contre, le fait qu’un mandataire portait trois pouvoirs. Or ce sont exactement ces éléments qui font foi. Le PV doit mentionner nominativement les copropriétaires opposants et défaillants, parce que ce sont eux, et eux seuls, qui pourront contester. Un nom oublié dans la liste des opposants, et c’est le point de départ du délai de recours qui devient discutable.

Il y a enfin le coût de la présence dégradée. Quand vous écrivez frénétiquement, vous décrochez du débat. Vous ratez une demande de précision, vous comptez mal une abstention, vous demandez au président de répéter le résultat. Le secrétaire qui veut tout coucher sur le papier suit moins bien l’assemblée qu’il devrait justement consigner. L’enjeu d’une bonne méthode de PV, ce n’est pas seulement de gagner du temps : c’est de rester pleinement dans la salle, au moment où chaque vote se joue.

Ce que la loi impose : convocation, ordre du jour et feuille de présence

Avant même la première résolution, un PV d’AG de copropriété s’appuie sur trois pièces que le secrétaire doit avoir sous les yeux, car elles conditionnent la validité de tout ce qui suit.

La convocation et l’ordre du jour

L’AG ne peut valablement délibérer que sur les questions inscrites à l’ordre du jour joint à la convocation (décret de 1967). Une décision prise sur un sujet non inscrit est nulle. Le PV reprend donc l’ordre du jour question par question, dans l’ordre, et c’est cette numérotation qui structure tout le document. En-tête à consigner : nom de la copropriété, adresse, date, heure et lieu de l’AG, date d’envoi de la convocation et son mode (lettre recommandée, remise contre récépissé, voie électronique avec accord du copropriétaire).

La feuille de présence et les pouvoirs

La feuille de présence est la pièce maîtresse. Elle liste chaque copropriétaire présent ou représenté, avec le nombre de voix (les tantièmes ou millièmes) correspondant à ses lots. Elle est émargée, certifiée exacte par le président de séance, et annexée au PV : c’est elle qui justifie chaque décompte de vote.

Les pouvoirs (mandats) méritent une vigilance particulière. Un copropriétaire absent peut donner mandat à la personne de son choix. Mais la loi plafonne : un mandataire ne peut, en principe, détenir plus de trois délégations de vote — sauf si le total des voix qu’il détient, les siennes comprises, n’excède pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic ne peut être désigné mandataire. Ces pouvoirs doivent être tracés : qui mandate qui, et pour combien de voix. C’est cette traçabilité qui rend les décomptes incontestables.

Le cœur du PV : qualifier la bonne majorité, résolution par résolution

C’est ici que le PV d’AG de copropriété se distingue de tout autre compte rendu, et c’est là que se concentrent les erreurs. Chaque résolution doit être votée à la majorité prévue par la loi pour ce type de décision — et le PV doit indiquer laquelle. Se tromper de majorité, c’est exposer la décision à l’annulation.

Les quatre régimes de majorité

Article	Règle	Champ d’application typique
Art. 24	Majorité simple des voix des présents et représentés (et votants par correspondance)	Décisions de gestion courante : budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d’entretien
Art. 25	Majorité absolue : majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou non)	Désignation/révocation du syndic, travaux d’amélioration, autorisation de travaux privatifs affectant les parties communes
Art. 25-1	Passerelle : si l’art. 25 n’est pas atteint mais que le projet a recueilli au moins 1/3 des voix, un second vote immédiat à l’art. 24 peut faire adopter la décision	Mécanisme appliqué dans la foulée d’un vote art. 25 manqué
Art. 26	Double majorité : majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix	Décisions lourdes : modification du règlement de copropriété portant sur la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes, certaines suppressions d’équipements

La distinction clé à graver : à l’article 24, on compte sur les voix exprimées dans la salle ; à l’article 25 et à l’article 26, on compte sur les voix de tous les copropriétaires du syndicat, y compris les absents non représentés. Un copropriétaire défaillant pèse donc « contre » de fait dans un vote à l’article 25 — d’où l’importance de la passerelle de l’article 25-1, qui sauve les projets ayant rassemblé au moins un tiers des voix en autorisant un second vote immédiat à la majorité simple.

La rédaction du résultat : nominatif, toujours

Pour chaque résolution, le PV doit mentionner, sans approximation :

Le texte de la résolution (et la majorité applicable : « adoptée à la majorité de l’article 25 »).
Le résultat chiffré : nombre de voix pour, contre, abstentions — exprimé en millièmes ou tantièmes, pas en nombre de personnes.
Nominativement : le nom des copropriétaires opposants (ceux qui ont voté contre une décision adoptée) et celui des défaillants (absents non représentés). C’est une exigence légale, pas une formalité de style : ce sont ces personnes qui ouvrent le droit de contestation.
La mention « adoptée » ou « rejetée ».

Une convention de vocabulaire évite les litiges : un opposant est un copropriétaire qui a voté contre une résolution adoptée (celui qui vote contre une résolution rejetée n’est pas « opposant », puisque rien ne lui est imposé). Un défaillant est un copropriétaire qui n’était ni présent ni représenté. Ces deux catégories — et elles seules — pourront contester.

Notification sous un mois, contestation sous deux mois

C’est la mécanique procédurale qui donne au PV toute sa force, et elle est trop souvent gérée à la légère.

Le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’AG (par lettre recommandée ou voie électronique acceptée). Cette notification n’est pas une politesse : c’est elle qui fait courir le délai de contestation.

À compter de cette notification, l’opposant ou le défaillant dispose de deux mois pour contester la décision devant le tribunal judiciaire. Passé ce délai, la décision devient définitive et ne peut plus être attaquée — c’est ce qui sécurise les travaux votés, le budget, la désignation du syndic. À l’inverse, une notification tardive ou incomplète peut faire courir le délai dans de mauvaises conditions, voire fragiliser une décision lourde.

D’où trois réflexes pour le secrétaire et le syndic :

Rédiger vite et juste. Un PV prêt à la clôture peut être notifié sans délai ; le compteur des deux mois démarre proprement, et la copropriété sécurise ses décisions plus tôt.
Soigner la liste des opposants et défaillants. C’est la liste de notification. Une erreur ici, c’est un délai de contestation qui ne court pas pour la bonne personne.
Tenir le registre des procès-verbaux. Les PV sont consignés, dans l’ordre, dans un registre tenu par le syndic. Ce registre est la mémoire juridique de la copropriété : il sert de référence en cas de contentieux, de vente d’un lot (l’acquéreur s’y réfère) ou de changement de syndic.

⚖️ Le réflexe qui sécurise : vérifiez, résolution par résolution, que la majorité indiquée correspond bien à la nature de la décision, et que chaque opposant et chaque défaillant est nommé. Ce sont les deux points sur lesquels une AG de copropriété se conteste — et les deux que la précipitation du dimanche soir fait rater.

Enregistrer la séance : ce que dit la loi

Pour rédiger un PV fidèle, beaucoup de secrétaires aimeraient enregistrer la séance. C’est possible, mais encadré. Si vous dictez vos propres synthèses et décompte de votes à voix haute pour structurer le PV, vous restez dans un usage personnel sans formalité particulière. Mais si vous enregistrez les échanges entre copropriétaires, le cadre change : en France, capter les propos d’un tiers à son insu est un délit (article 226-1 du Code pénal, jusqu’à un an d’emprisonnement et 45 000 € d’amende).

En AG, la règle est simple : annoncez l’enregistrement en ouverture de séance et faites-le acter. « J’enregistre la séance pour faciliter la rédaction du procès-verbal, l’enregistrement reste local et sera supprimé une fois le PV établi » suffit à informer ; chacun peut s’y opposer, et le président peut soumettre la question à l’assemblée. Côté RGPD, un enregistrement de voix identifiables est une donnée personnelle : finalité claire, durée de conservation courte, hébergement maîtrisé. Le cadre français complet est détaillé dans notre guide : ce que dit la loi sur l’enregistrement.

Ce que l’IA change pour le secrétaire de séance

Pendant des années, tenir une AG de copropriété correctement ET rédiger le PV était un compromis perdant. L’IA vocale en présentiel supprime ce compromis — et l’AG de copro est l’un des cas où le gain est le plus net, parce que la précision exigée est maximale.

Vous captez le décompte au moment exact où il tombe. « Question n° 6, article 25, 612 pour, 188 contre, M. Berthier et Mme Léon opposants, adoptée » : dit à voix haute pendant le vote, c’est saisi tel quel, avec la majorité, les chiffres en millièmes et les noms des opposants. Fini la note griffonnée « rava. → adopté (2 contre ?) » que vous n’arrivez plus à reconstituer le soir.

Vous restez pleinement dans la salle. Libéré de la prise de notes intégrale, vous suivez le débat, vous aidez le président à reformuler une résolution amendée en séance, vous vérifiez un pouvoir. La valeur du secrétaire, c’est d’être présent — l’outil prend la dictée.

Vous gagnez votre soirée, et la copropriété gagne du temps procédural. La rédaction qui mobilisait une soirée entière devient une relecture de quelques minutes. Un PV prêt à la clôture peut être notifié sans attendre : le délai de contestation de deux mois démarre proprement, les décisions se sécurisent plus vite.

Tout cela sans sacrifier la confidentialité — à condition de choisir le bon outil. C’est là que la nature de l’appareil compte.

Kuno : dicter son PV sur place, pas devant un écran

La plupart des assistants de réunion sont des bots de visioconférence : ils rejoignent un Zoom ou un Teams. Une AG de copropriété, elle, se tient en présentiel — dans une salle des fêtes, le hall de l’immeuble, une salle municipale, parfois autour d’une grande table. Il n’y a pas de visio à rejoindre. C’est exactement l’angle mort que Kuno comble.

Kuno est un enregistreur vocal IA conçu et fabriqué en Allemagne, pensé pour le présentiel. Vous le déclenchez d’un geste en ouvrant la séance, vous menez l’AG normalement, et il transcrit on-device — l’audio ne quitte pas l’appareil — puis produit un PV structuré, résolution par résolution. Pas de bot, pas de téléversement vers un cloud étranger, pas d’écran à fixer pendant que vous comptez les voix.

Pour un syndic bénévole ou un secrétaire de séance, les points qui comptent :

Achat unique (~109 €), sans abonnement — pas une licence mensuelle de plus pour la copropriété.
Souveraineté des données : traitement local, hébergement dans l’UE, RGPD by design, made in Germany — les votes nominatifs des copropriétaires restent en Europe.
Indicateur de consentement visible, qui simplifie l’annonce d’enregistrement en ouverture de séance, devant l’assemblée.
Fait pour le présentiel : une salle, plusieurs voix, pas d’app à manipuler — vous présidez ou comptez, il écrit.

▶ Tenez votre AG, repartez de la salle avec le procès-verbal rédigé. Chaque résolution, sa majorité, son décompte en millièmes, le nom des opposants et des défaillants : tout est capté au moment du vote, prêt à signer à la clôture et à notifier sans attendre — le délai de contestation court pendant que les décisions sont fraîches, sans soirée de rédaction. Et parce que les votes d’une copropriété n’ont pas à transiter par un cloud étranger, Kuno transcrit on-device sur un appareil conçu pour le présentiel, avec un indicateur d’enregistrement visible qui simplifie l’annonce en ouverture de séance. Obtenir un accès anticipé →

Pour le cadre commun à toutes les instances — associations, copropriétés, syndicats —, revenez au pilier procès-verbal d’assemblée générale. Et avant d’enregistrer une séance, lisez ce que dit la loi sur l’enregistrement.

FAQ

Quelle majorité pour quelle décision en AG de copropriété ? La gestion courante (budget, comptes, entretien) relève de l’article 24 (majorité des présents et représentés). La désignation du syndic ou les travaux d’amélioration relèvent de l’article 25 (majorité de tous les copropriétaires), avec la passerelle de l’article 25-1 si le projet a réuni au moins un tiers des voix. Les décisions lourdes touchant le règlement ou la jouissance des parties communes relèvent de l’article 26 (double majorité : majorité des copropriétaires détenant au moins les deux tiers des voix). Le PV doit indiquer la majorité retenue pour chaque résolution.

Faut-il nommer les copropriétaires dans le PV ? Oui. Le procès-verbal doit mentionner nominativement les copropriétaires opposants (qui ont voté contre une décision adoptée) et défaillants (absents non représentés). Cette mention n’est pas facultative : ce sont ces personnes qui pourront contester, et c’est à elles que le PV est notifié.

Dans quel délai notifier et contester un PV d’AG de copropriété ? Le syndic notifie le PV aux opposants et défaillants dans le mois suivant l’AG. À compter de cette notification, ils disposent de deux mois pour contester une décision devant le tribunal judiciaire. Passé ce délai, la décision est définitive. C’est pourquoi un PV rédigé et notifié rapidement sécurise plus tôt les décisions de la copropriété.

Peut-on enregistrer une assemblée générale de copropriété ? Vous pouvez dicter librement vos propres synthèses et décomptes de votes. Si vous enregistrez les propos des copropriétaires, vous devez les en informer en ouverture de séance et permettre l’opposition, conformément à l’article 226-1 du Code pénal et au RGPD. Le cadre complet est détaillé dans notre guide : ce que dit la loi sur l’enregistrement.

Où sont conservés les procès-verbaux d’AG ? Dans le registre des procès-verbaux tenu par le syndic, qui consigne les PV dans l’ordre. Ce registre est la mémoire juridique de la copropriété : il sert de référence en cas de litige, de vente d’un lot ou de changement de syndic.